Informationskanäle für Beschäftigte verbessern und einführen (Universität Helsinki)

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Thematik und Zielstellung
Das Angebot wurde entwickelt, um Probleme durch implizites Wissen und durch unzureichende Informationsflüsse, durch die nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen erreicht werden können, gezielt anzugehen und um den Wissensaustausch zwischen den Forschungsgruppen zu fördern.

Beschreibung des Angebots/der Aktion
Informationen, Nachrichten und andere aktuelle Themen, die den Mitarbeitenden der Abteilung in Form von Leitfäden im Intranet und monatlichen Newslettern mitgeteilt werden.

Vorgehensweise bei der Implementierung
Es wurde ein Wikispace für interne Guides angelegt. Die Mitglieder der Gruppe „Gleichberechtigung und Wohlbefinden am Arbeitsplatz“ haben Leitfäden für die Mitarbeitenden entwickelt und aktualisiert, darunter Checklisten für Neueinsteiger und praktische, detaillierte Anweisungen für Doktoranden für das Verfahren zur Vorbereitung und Verteidigung ihrer Doktorarbeit. Alle Mitarbeitenden können die Wikipages aktualisieren, wenn sie Fehler bemerken, und die Gruppe „Gleichberechtigung und Wohlbefinden am Arbeitsplatz“ überprüft mindestens einmal in zwei Jahren, ob die Inhalte aktuell sind. Ein Freiwilliger sammelt auch Informationen für einen monatlichen Newsletter und führt Interviews unter den Mitarbeitenden zu Forschungsthemen durch und sendet sie an den E-Mail-Verteiler der Mitarbeitenden.

Formale Anforderungen
1 bis 2 Stunden monatliche Arbeitszeit von der Kerngruppe (ca. 3-5 Personen), die die Seiten aktualisiert. Die Erstellung des Newsletters benötigt ca. 3 Werktage pro Monat.

Ergebnisse und Wirkungsweisen
Der Informationsfluss hat sich verbessert, ein erheblicher Teil des impliziten Wissens wurde aufgeschrieben und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Bürokratie wurde vermieden, da die Mitarbeitenden Informationen in Wikipages eingeben können, anstatt sie an eine Ansprechperson zu senden. Der Newsletter ist seit 4 Jahren aktiv und der Anteil der Leserinnen und Leser ist unverändert hoch, was darauf hindeutet, dass er für die Menschen immer noch interessant und nützlich ist.

Erfolgskriterien und mögliche Hindernisse
Die Aktualisierung der Informationen im Intranet kann eine Herausforderung darstellen. Der Zugriff auf das Intranet muss einfach sein. Um die Nutzung des Intranets zu fördern, sollten E-Mails an die Mitarbeitenden nach Möglichkeit den Link zu den Informationen im Intranet und nicht die Informationen selbst (zumindest im vollen Umfang) enthalten.

Dieses Angebot gehört zur Kategorie
Genderbewusste Organisationskultur